Van Hool – Externe Datenschutzerklärung

Van Hool – Externe Datenschutzerklärung

Die Van Hool NV mit Sitz in Bernard Van Hoolstraat 58, 2500 Lier ("Van Hool"), erhebt und verwendet im Rahmen ihrer Tätigkeiten Informationen über natürliche Personen wie Sie (auch "personenbezogene Daten" genannt).

Van Hool nimmt den Schutz Ihrer Privatsphäre ernst und verpflichtet sich daher, die über Sie erhobenen Informationen nur gemäß dieser Datenschutzerklärung zu verarbeiten. Dabei handelt Van Hool in Übereinstimmung mit den einschlägigen Datenschutzbestimmungen, einschließlich der Datenschutzgrundverordnung oder "DSGVO".

Als Teil dieser Verpflichtung möchte Van Hool mit dieser Datenschutzerklärung darlegen, warum und wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, sowie was Ihre Rechte und unsere Verpflichtungen in dieser Hinsicht sind. Diese Datenschutzerklärung enthält auch Informationen darüber, an wen Sie sich innerhalb von Van Hool wenden können, wenn Sie Fragen haben oder Ihre Rechte wahrnehmen möchten (siehe Punkt 7).

1 Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für jede Art der Nutzung personenbezogener Daten:

  • zukünftige, gegenwärtige und ehemalige Kunden (natürliche Personen);
  • zukünftige, gegenwärtige und ehemalige Lieferanten (natürliche Personen);
  • Vertreter und Mitarbeiter von Kunden (juristische Personen);
  • Vertreter und Mitarbeiter von Lieferanten (juristische Personen);
  • Besucher unserer Räumlichkeiten; und
  • Besucher unserer Webseiten, einschließlich des Kundenportals.

Diese Datenschutzerklärung gilt nicht für Informationen in Bezug auf juristische Personen.

Der sogenannte „Verantwortliche“ ist die juristische Person, die über den Zweck und die Art der Erhebung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten entscheidet. Sofern in einer ergänzenden Datenschutzerklärung bezüglich eines bestimmten Verarbeitungsvorgangs nichts anderes angegeben ist, ist Van Hool der für die Verarbeitung Verantwortliche.

2 Welche personenbezogenen Daten werden von Van Hool über Sie erhoben/erfasst?

2.1 Allgemeines

In erster Linie erfassen wir die Identifikations- und Kontaktdaten von Personen, mit denen wir kommunizieren, wie z.B. Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und/oder Postanschrift, Ihre Festnetz- und/oder Mobiltelefonnummer. Der Inhalt der Kommunikation, den Sie mit uns per Post oder E-Mail austauschen, wird ebenfalls aufgezeichnet.

2.1 Gewerbliche Kunden

Für gewerbliche Kunden und Lieferanten, die natürliche Personen sind, sind dies des Weiteren Ihr Titel, Ihre Position, der Name Ihrer Firma, Ihre Zahlungsdaten, wie z.B. Ihre Kontonummer, IBAN, BIC und ggf. Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, sowie Ihre Kauf- und Verkaufshistorie bei Van Hool.

Für die Vertreter und Mitarbeiter von Kunden und Lieferanten, die juristische Personen sind, beinhaltet dies auch Ihren Titel, Ihre Position, den Namen Ihrer Firma.

Wenn Sie uns Informationen über andere Personen zur Verfügung stellen (z.B. die Kontaktdaten eines Kollegen), müssen Sie diesen Personen eine Kopie dieser Datenschutzerklärung zur Verfügung stellen.

2.2 Besucher unserer Räumlichkeiten

Wenn Sie eine unserer Räumlichkeiten besuchen, können Sie auch von unseren Überwachungskameras gefilmt werden. Dies wird immer mit dem entsprechenden Kennzeichen am Eingang des Gebäudes gekennzeichnet.

Wenn Sie einen Termin mit einem unserer Mitarbeiter haben, müssen Sie an der Rezeption Ihren Namen und den Grund für Ihren Besuch angeben.

2.3 Besucher unserer Webseiten

Wenn Sie unsere Website oder unser Kundenportal besuchen, erfassen wir auch bestimmte Verbindungs- und Kommunikationsdaten (wie Ihre IP-Adresse, den Domain-Namen Ihres Internet-Providers, Ihren Browsertyp, Ihr Betriebssystem und Plattform), statistische Informationen und Informationen über Ihr Verhalten, Ihre Gewohnheiten und Präferenzen (wie Informationen über die von Ihnen besuchten Seiten, Informationen, die Sie angefordert haben und die Zeit, die Sie auf unseren Websites verbracht haben).

3 Wie werden personenbezogene Daten erhoben?

Wir haben diese personenbezogenen Daten direkt oder indirekt über (einen oder mehrere) der folgenden Kanäle erhoben:

  1. wenn Sie uns kontaktieren und mit unserem Personal und/oder unseren IT-Systemen kommunizieren;
  2. wenn Sie uns Ihre Visitenkarte geben;
  3. wenn Sie einige unserer Waren oder Dienstleistungen bestellen und kaufen;
  4. durch unsere Überwachungs- und Sicherheitssysteme;
  5. durch das Unternehmen, für das Sie arbeiten, oder durch einen Ihrer Kollegen;
  6. durch Online-Recherche;
  7. wenn Sie online- und/oder Papierkataloge anfordern;
  8. durch Teilnahme an Messen und Branchentreffen;
  9. wenn Sie unsere Website/Kundenportal, oder
  10. unser Unternehmen besuchen.

4 Warum werden personenbezogene Daten erhoben und verwendet?

Ihre personenbezogenen Daten werden immer für einen bestimmten und genau festgelegten Zweck verarbeitet und nur die Daten verwendet, die zur Erreichung dieses Zwecks erforderlich sind.

4.1 Allgemeine Zwecke

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von (den Vertretern und Mitarbeitern) unserer Kunden und Lieferanten, Firmen- und Website-Besucher für die folgenden allgemeinen Zwe>

  • Überwachung unserer Aktivitäten (Erfassen und Erstellung von Statistiken über Verkäufe, Einkäufe, Zahlungen, Anzahl der Kunden usw.);
  • Management unserer IT;
  • Verbesserung der Qualität unserer Produkte und Dienstleistungen;
  • Wahrung unserer wirtschaftlichen Interessen;
  • Verwaltung unserer Archivierungssysteme;
  • Beantwortung von Fragen einer Behörde oder eines Gerichts;
  • Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen; und
  • Betrugsprävention.

4.2 Gewerbliche Kunden

Wir verarbeiten auch die personenbezogenen Daten von (den Vertretern und Mitarbeitern) unserer Kunden und Lieferanten:

  1. die Vorbereitung und Durchführung von Verträgen;
  2. Einkauf, Beschaffung, Rechnungsstellung und Buchhaltung;
  3. logistische Unterstützung;
  4. Verwaltung der Beziehungen zu Kunden und Lieferanten und Partnerprogrammen;
  5. Bereitstellung der erforderlichen und neuesten Produktinformationen, Handbücher und des Kundendienstes;
  6. Rückrufaktionen und Produktverbesserungen; und
  7. Überwachung der Aktivitäten in unseren Räumlichkeiten, einschließlich der Einhaltung der einschlägigen Richtlinien, Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften.

4.3 Besucher unserer Räumlichkeiten

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten unserer Besucher für:

  1. die Organisation von Betriebs- und Schulbesuchen; und
  2. Überwachung der Aktivitäten in unseren Räumlichkeiten, einschließlich der Einhaltung der geltenden Richtlinien, Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften.

4.4 Besucher unserer Webseiten

Wir verarbeiten auch die personenbezogenen Daten der Besucher unserer Website und des Kundenportals für:

  1. Verwaltung und Verbesserung unserer Webseiten (z.B. durch Diagnose von Serverproblemen, Optimierung des Datenverkehrs, Integration und Optimierung von Webseiten);
  2. Erfassen der Nutzung unserer Websites (z.B. durch die Erstellung von Statistiken über den Datenverkehr oder die Erhebung von Informationen über das Verhalten der Besucher und der von ihnen besuchten Seiten);
  3. Verbesserung und Personalisierung Ihrer Erfahrungen sowie Anpassung des Inhalts der Website an jeden Besucher (z.B. durch Speicherung Ihrer Auswahl und Präferenzen, zusammen mit der Verwendung von Cookies); und
  4. Überwachung und Vorbeugung von Betrug und sonstigem möglichen Missbrauch unserer Website.

5 Rechtsgrundlage für die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten dürfen ohne gültige Rechtsgrundlage nicht verarbeitet werden. Wir werden Ihre personenbezogenen Daten daher nur dann verarbeiten, wenn:

  1. wir Ihre kostenlose, ausdrückliche und spezifische Zustimmung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke erhalten haben; oder
  2. die Verarbeitung notwendig ist, um unsere vertraglichen Verpflichtungen Ihnen gegenüber zu erfüllen oder vorvertragliche Schritte auf Ihren Wunsch hin vorzunehmen; oder
  3. die Verarbeitung notwendig ist, um einer Verpflichtung nachzukommen, der wir per Gesetz, Verordnung oder anderen Rechtsvorschriften unterliegen; oder
  4. die Verarbeitung für unser berechtigtes Interesse notwendig ist und Ihre Interessen oder Grundrechte und -freiheiten nicht unangemessen beeinträchtigt. Bitte beachten Sie, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf dieser Grundlage stets bestrebt sind, ein Gleichgewicht zwischen unserem berechtigten Interesse und Ihrer Privatsphäre zu wahren.

Beispiele für solche berechtigten Interessen sind: die Nutzung kostengünstiger Dienstleistungen, das Angebot unserer Produkte und Dienstleistungen für unsere Kunden, die Betrugsprävention und die Sicherheit unserer IT-Systeme und Netzwerke, die Erfüllung unserer unternehmerischen und sozialen Verantwortung.

In den meisten Fällen werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, da dies im Rahmen unserer gegenwärtigen und zukünftigen Vertragsbeziehungen erforderlich ist. Wenn Sie weitere Informationen über die genaue Rechtsgrundlage benötigen, auf deren Basis wir bestimmte personenbezogene Daten verarbeiten, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren, wie unter Punkt 7 erläutert.

6 Wer hat Zugang zu meinen personenbezogenen Daten?

6.1 Innerhalb von Van Hool

Ihre personenbezogenen Daten werden von Van Hool in seinen IT-Systemen gespeichert, sind aber nur dem Personal zugänglich, das im Rahmen seiner Aufgaben innerhalb von Van Hool Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten benötigt und nur für die unter Punkt 4 genannten Zwecke.

Dieses Personal ist an unsere interne Datenschutzrichtlinie zur Sicherheit, Vertraulichkeit und zum Schutz personenbezogener Daten gebunden. Sie sind auch verpflichtet, die technischen und organisatorischen Maßnahmen einzuhalten, die wir zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ergriffen haben. Diese Sicherheitsmaßnahmen berücksichtigen den Stand der Technik, die Kosten der Umsetzung, die Risiken der Verarbeitung und die Art der personenbezogenen Daten, den Umfang und die mit der Verarbeitung der personenbezogenen Daten verbundenen Risiken.

6.2 Außerhalb von Van Hool

Ein Teil der personenbezogenen Daten wird auch an bestimmte Kategorien von Empfängern außerhalb von Van Hool im Rahmen der oben definierten Zwecke weitergegeben, jedoch nur dann, wenn sie diese Informationen tatsächlich benötigen. Dies betrifft insbesondere

  1. unsere Dienstleister wie Berater, IT-Dienstleister, Versicherungen und Finanzinstitute;
  2. unsere Geschäftspartner, wie Händler und Vertreter;
  3. jede nationale und/oder internationale Regulierungs-, Durchsetzungs- oder Austauschstelle oder jedes Gericht, wenn wir aufgrund geltender Gesetze oder Vorschriften oder auf deren Ersuchen dazu verpflichtet sind;
  4. Dritte, die uns beraten und unterstützen, wie Buchhalter, Gerichtsvollzieher und Rechtsanwälte; und
  5. Dritte, die an der Untersuchung möglicher Betrugsfälle oder anderer Rechtsverstöße beteiligt sind.

In diesem Zusammenhang bleiben wir für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich. Außer im Falle der Behörden dürfen diese Empfänger die Daten nur auf der Grundlage unserer spezifischen Anweisungen und zu keinem anderen Zweck verarbeiten, es sei denn, wir haben Sie vorher darüber informiert und gegebenenfalls Ihre Zustimmung eingeholt. Darüber hinaus legen wir ihnen besondere vertragliche Verpflichtungen auf, um den Schutz Ihrer persönlichen Daten zu gewährleisten.

6.3 Außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Die Empfänger können sich manchmal in einem Land außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ("EWR") befinden, welches möglicherweise kein angemessenes Schutzniveau für personenbezogene Daten bietet. Die geltenden Rechtsvorschriften für die Übermittlung personenbezogener Daten in diese Länder erfordern, dass wir angemessene Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass der Schutz personenbezogener Daten gewährleistet bleibt (z.B. vertragliche Bestimmungen, die den Empfängern den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten auferlegen). Weitere Informationen und Erläuterungen hierzu oder eine Kopie dieser Maßnahmen erhalten Sie in Ausübung Ihrer Rechte, wie unter Punkt 7 beschrieben.

7 Was sind meine Rechte und wie sollte ich sie ausüben?

Sie haben jederzeit das Recht, Zugang zu den personenbezogenen Daten, die Van Hool über Sie verarbeitet, zu verlangen und unrichtige oder unvollständige personenbezogene Daten korrigieren zu lassen. In einigen Fällen können Sie auch der Verarbeitung dieser Daten widersprechen, eine Einschränkung der Verarbeitung verlangen oder uns auffordern, bestimmte Daten zu löschen. Schließlich haben Sie unter bestimmten Umständen auch das Recht, die Übertragung einiger Ihrer personenbezogenen Daten an sich selbst oder an Dritte zu verlangen.

Wenn Sie Ihre Einwilligung für eine bestimmte Art der Verarbeitung erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen, aber Sie sollten sich bewusst sein, dass Sie in diesem Fall möglicherweise nicht alle unsere Dienstleistungen in vollem Umfang nutzen können. Der Widerruf hat keinen Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, welche aufgrund der Zustimmung vor dem Widerruf erfolgt ist. Darüber hinaus können Sie der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten für Direktmarketingzwecke jederzeit kostenfrei widersprechen.

Wenn Sie eines der oben genannten Rechte ausüben möchten, senden Sie bitte, in Begleitung einer Kopie Ihres Personalausweises, einen Brief an die Rechtsabteilung von Van Hool oder eine E-Mail an legal@vanhool.be.

Van Hool nimmt Ihre Anmerkungen zu unserer Verarbeitung personenbezogener Daten ernst und wird diese umgehend bearbeiten. Zögern Sie also nicht, uns zu kontaktieren, wenn Sie Anmerkungen haben.

Wenn Sie mit der Art und Weise, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, nicht zufrieden sind, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der für den Schutz personenbezogener Daten zuständigen Aufsichtsbehörde in Belgien, der Datenschutzbehörde (GBA), einzureichen.

8 Wie lange werden meine Daten aufbewahrt?

Die genaue Aufbewahrungsfrist hängt davon ab, zu welchem Zweck die personenbezogenen Daten verarbeitet werden.

Grundsätzlich verwendet Van Hool die folgenden Kriterien für die Aufbewahrung personenbezogener Daten: (i) personenbezogene Daten so lange gespeichert werden, wie es zur Erreichung des Zwecks, zu dem sie erhoben wurden, erforderlich ist, und (ii) stets im Einklang mit den einschlägigen gesetzlichen, regulatorischen und internen Anforderungen.

Für personenbezogene Daten, die sich auf einen Vertrag beziehen, den Sie (oder das Unternehmen, für das Sie arbeiten) mit uns abgeschlossen haben, ist die Aufbewahrungsfrist die Dauer dieses Vertrages zuzüglich der Verjährungsfrist für Ansprüche, die aus diesem Vertrag resultieren, es sei denn, zwingende gesetzliche oder behördliche Vorschriften verlangen eine längere oder kürzere Aufbewahrungsfrist. Nach Ablauf dieser Frist werden Ihre personenbezogenen Daten aus unseren Systemen gelöscht.

CCTV-Bilder werden für eine maximale Aufbewahrungsdauer von 3 Wochen aufbewahrt.

9 Änderung der Datenschutzerklärung

Diese Richtlinie unterliegt Änderungen. Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt am 30.Mai 2018 geändert. Zukünftige Ergänzungen oder Änderungen der in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten werden Ihnen vorab über unsere Website(s) (z.B. über Popup-Fenster) sowie über unsere üblichen Kommunikationswege (z.B. per E-Mail, wenn wir Ihre E-Mail-Adresse besitzen) mitgeteilt. Bitte achten Sie jedoch immer darauf, dass Sie die neueste Version verwenden.

10 Kontakt

Für allgemeine Fragen können Sie uns jederzeit einen Brief an die Rechtsabteilung von Van Hool oder eine E-Mail an legal@vanhool.be schicken. Für Fragen zum Datenschutz und/oder zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die unter Punkt 7 genannte Kontaktperson. Wir helfen Ihnen gerne weiter.